نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب
دستگاه حضور و غیاب، ابزاری است که در سازمان‌ها و شرکت‌ها برای ثبت حضور و غیاب کارکنان استفاده می‌شود. این دستگاه‌ها به صورت الکترونیکی عمل می‌کنند و با استفاده از تکنولوژی‌های مختلفی مانند اثر انگشت، کارت هوشمند یا رمز عبور، اطلاعات لازم را درباره حضور یا غیاب کارکنان جمع‌آوری می‌کنند. در این مقاله، به بررسی نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب می‌پردازیم و روش‌های استفاده از آن را توضیح می‌دهیم.
آنچه در این صفحه می‌خوانید
دستگاه حضور و غیاب می‌تواند به صورت فیزیکی یا آنلاین باشد. در دستگاه‌های فیزیکی، کارکنان با استفاده از اثر انگشت، کارت هوشمند یا رمز عبور خود را ثبت می‌کنند، در حالی که در دستگاه‌های آنلاین، از طریق یک نرم‌افزار و اینترنت به سیستم متصل می‌شوند.
ثبت حضور: کارکنان با استفاده از دستگاه حضور و غیاب، هنگام ورود به محل کار، اطلاعات خود را ثبت می‌کنند. این می‌تواند به وسیله اسکن اثر انگشت، قرار دادن کارت هوشمند در دستگاه یا وارد کردن رمز عبور انجام شود.
ثبت غیاب: در صورتی که کارکنان برای هر دلیلی از محل کار غایب شوند، باید غیاب خود را نیز در سیستم ثبت کنند. این می‌تواند از طریق دستگاه حضور و غیاب فیزیکی یا از طریق نرم‌افزار مورد استفاده قابل انجام باشد.
مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب
دقت بالا: دستگاه حضور و غیاب، به دلیل استفاده از تکنولوژی‌های پیشرفته، دقت بالایی در ثبت حضور و غیاب کارکنان دارد و از امکان تقلب در ثبت این اطلاعات جلوگیری می‌کند.
سهولت استفاده: استفاده از دستگاه حضور و غیاب بسیار آسان است و کارکنان با آموزش اولیه کوتاه میتوانند به راحتی از آن استفاده کنند. فرآیند ثبت حضور و غیاب سریع و آسان است و نیازی به فرآیندهای پیچیده ندارد.
امکان گزارش‌گیری: دستگاه حضور و غیاب امکان گزارش‌گیری و تحلیل دقیق داده‌های حضور و غیاب را فراهم می‌کند. با استفاده از نرم‌افزار مربوطه، میتوانید گزارش‌هایی از زمان حضور و غیاب کارکنان، تعداد ساعات کارکرد، زمان شروع و پایان کار و سایر اطلاعات مرتبط را دریافت کنید. این گزارش‌ها میتوانند به مدیران و مسئولان منابع انسانی کمک کننده باشند تا بهبود عملکرد و مدیریت منابع انسانی را بهبود بخشند.
>>مقاله مربوط به انواع دستگاه حضور و غیاب را مطالعه نمائید<<
کاهش خطاها و سوءاستفاده: با استفاده از دستگاه حضور و غیاب، امکان بروز خطاها و سوءاستفاده‌ها در ثبت حضور و غیاب به حداقل می‌رسد. این دستگاه‌ها بر پایه فناوری‌های امنیتی قوی عمل می‌کنند و از تقلب در ثبت حضور و غیاب جلوگیری می‌کنند.
افزایش بهره‌وری: استفاده از دستگاه حضور و غیاب به کاهش زمان و انرژی مصرفی در فرآیند ثبت حضور و غیاب کمک می‌کند. این امر باعث افزایش بهره‌وری کارکنان و اختصاص زمان بیشتر به وظایف اصلی می‌شود.
امکان اتصال به سیستم‌های دیگر: دستگاه‌های حضور و غیاب قابلیت اتصال به سیستم‌های مدیریت منابع انسانی و دیگر سیستم‌های سازمانی را دارند. این امکان از طریق اینتگراسیون دستگاه حضور و غیاب با سایر سیستم‌ها، انتقال داده‌ها و اطلاعات حضور و غیاب به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت دستی امکان‌پذیر می‌شود.
نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب ZK
نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب ZK در مدل اثر انگشتی و تشخیص چهره با هم تفاوت زیادی ندارد در اینجا مواردی را توضیح می دهیم.
بخش اول (تعریف پرسنل)
در مرحله اول نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب، با نگه داشتن دکمه ok به منوی مربوطه رفته و گزینه کاربران را انتخاب می نمائیم.کاربر جدید را انتخاب کرده و در منوی باز شده شناسه کاربر را ok مینمائیم.در این قسمت باید دقت نمایید که حتما شناسه کاربری با شماره پرسنلی درج شده در نرم افزار حضور و غیاب یکسان باشد.
با گزینه نام کاری نداشته باشید، چون در نرم افزار قبلا خودتان با شماره پرسنلی مربوطه ثبت کرده اید.در قسمت نقش کاربر میتوانید فرد مورد نظر را کاربر عادی یا مدیر ارشد معرفی نمائید. (مدیر ارشد اجازه ورود به منوی دستگاه را داشته ولی کاربر عادی اجازه ورود به منو را ندارد)
ثبت اثر انگشت
در این قسمت میتوانید تا 10 اثر انگشت از هر کاربر ثبت نمائید، بهتر است که تا 2 نمونه جهت پر نشدن حافظه دستگاه استفاده کنید. بعد از آن 3 مرتبه انگشت خود را بر روی سنسور گذاشته و تا ثبت نهایی انجام گردد.
ثبت کارت
به قسمت شماره کارت وارد شده و کارت rfid مورد نظر را نزدیک دستگاه کرده و شماره کارت ثبت می گردد.
کلمه عبور
در این قسمت با وارد کردن رمز برای هر کاربر میتوانند ثبت حضور و غیاب را انجام دهند ( انجام این مورد را پیشنهاد نمی دهیم )
همه کاربران
در این قسمت ویرایش و حذف کاربران را میتوانید انجام دهید.در قسمت ویرایش همانند تعریف پرسنل انجام شده و در قسمت حذف هم میتوانید، انگشت یا کارت یا کاربر را حذف نمائید.
تخلیه تردد توسط فلش مموری
در ادامه توضیحات در خصوص نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب ZK به قسمت تخلیه تردد توسط فلش مموری می رسیم.
در ابتدا در قسمت منو، وارد مدیریت usb شده، گزینه فراخوانی را انتخاب کرده و داده های تردد را انتخاب می نمائیم و محدوده زمانی را که مد نظرمان بوده را انتخاب نموده و روی گزینه ((همه)) دکمه اوکی را میزنیم. دقت داشته باشید که فلش مموری خود را باید فرمت FAT32 بوده باشد.
در قسمت داده های کاربران هم می توانید اطلاعات کاربران خود را بک آپ بگیرید و همینطور در قسمت بارگذاری اطلاعات هم این موارد قابل برگشتن است.